分辨什麽是真正的紧急任务

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曾经上过一堂为期三天的培训课程,是根据美国《时代》周刊“25位最有影响力的美国人”之一斯蒂芬科维(Stephen R. Covey)所撰写的《高效人士的7个习惯》(The Seven Habits of Highly Effective People)所设计的课程。

7个习惯是全球许多企业人事奉行的原则。在那为期3天的课程中,最让笔者印象深刻的,就是分辨你的任务到底是紧急或不紧急。

这件事情听起来很像是不值得一提的小事,但事实上,在职场中有许多人就是因为不善分辨任务的重要性和紧急性,进而无法妥善分配时间,最终却交不了差。

史蒂芬科维将任务分为四大象限,如下:

第一象限:紧急&重要

  • 即将到期且有压力的任务,若不及时处理会导致危机丶精力憔悴。

第二象限:不紧急&重要

  • 如预防危机丶练习丶处理人际关系丶识别新的机会等。这更有远见和纪律的行为,长期下来更减少第一象限的时间。

第三象限:紧急&不重要

  • 电话丶邮件丶报告丶会议等有压力的打扰。可能会影响短时间的集中注意力丶劳累丶失控等後果。

第四象限:不紧急&不重要

  • 琐事丶浪费时间丶有趣的活动等。若过於重视则会失去工作纪律和责任心。

这四大象限中,紧急和重要的事情迫在眉睫,不得不处理;但不紧急但重要的第二象限,也必须高度重视,因为这更能提高整体的效率和行动力丶降低危机的产生,也可减少第一象限事件发生的频率。

同时,也要注意任务完成的期限是何时。根据上述四大象限分析分配,才不会一接到新任务就捣乱了原先安排好该完成的事项,让自己手忙脚乱。

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